Migrar datos desde otro programa sin perder información de tu tienda

Migrar datos desde otro programa sin perder información útil requiere algo más que exportar un archivo e importarlo en el nuevo TPV. Antes de contratar, comprueba qué datos puedes trasladar, cómo quedarán las variantes y qué opciones tienes para consultar las ventas antiguas.

Separa los datos operativos del histórico

Empieza por hacer dos listas. La primera incluye los datos que tu tienda necesita para funcionar desde el primer día. La segunda, los que quieres conservar para consultar, pero que no tienen por qué formar parte del catálogo activo.

Para abrir la caja en el nuevo sistema, normalmente necesitas trasladar:

• Productos y variantes: por ejemplo, una flor en distintos formatos o un accesorio disponible en varios tamaños.
• Códigos de barras: verifica que cada código corresponda a la referencia y variante correctas.
• Precios y stock: acuerda qué precio cargar y en qué fecha se ha contado el inventario.
• Datos de clientes: decide qué información es necesaria y si quieres mantener puntos o niveles de fidelización.
• Lotes y caducidades: si llevas ese control en productos de CBD u otros artículos, confirma cómo se representan en el nuevo sistema.

Las ventas anteriores son otro asunto. Puede interesarte conservar el histórico para revisar una devolución, comprobar una operación o consultar la evolución de un producto. Pero eso no significa que se pueda importar como si fueran ventas nuevas y mantener todos sus detalles. El formato disponible y las funciones de cada programa condicionan el resultado.

Si conservas dos años de ventas solo para consulta, pregunta si se pueden incorporar al nuevo TPV o si tendrás que mantener acceso al programa anterior. No des por hecho que un informe exportado equivale a tener cada ticket disponible para buscarlo desde el nuevo sistema.

Qué revisar en un CSV antes de importarlo

Un CSV suele servir para trasladar una tabla de productos, pero no todos los archivos tienen las mismas columnas ni los mismos formatos. Antes de cargar el catálogo completo, abre el archivo y comprueba qué representa cada campo.

Campo	Qué comprobar
Referencia o nombre	Que identifique el producto sin ambigüedades y no haya duplicados.
Variante	Que el tamaño, formato o aroma aparezca vinculado al producto correcto.
Código de barras	Que se conserve como código y no se transforme al abrir o guardar el archivo.
Precio y stock	Que los valores estén en columnas separadas y usen un formato coherente.
Lote y caducidad	Que el programa admita esos campos y que la fecha pueda interpretarse correctamente.

Fíjate también en los separadores, las tildes y el formato de las fechas. Algunos archivos separan columnas con comas y otros con punto y coma. Un cambio de formato puede desplazar datos de una columna a otra o hacer que el precio deje de leerse como esperas.

Un CSV de productos tampoco suele resolver por sí solo el traslado de ventas, caja y clientes. Pide que te aclaren qué información admite cada importación y qué campos tendrías que completar después. Si el archivo no contiene un campo de variante, por ejemplo, quizá haya que adaptar la estructura antes de subirlo.

Prepara el catálogo y los datos de CBD

Dedica tiempo a limpiar el archivo antes de importarlo. Corregir errores en una hoja de cálculo puede ser más sencillo que localizar y reparar fichas duplicadas cuando ya están mezcladas con ventas y movimientos de stock.

• Elimina duplicados: compara referencias, nombres y códigos. En una tabla con 1.200 productos, una referencia duplicada puede inflar el catálogo o repartir el stock entre dos fichas.
• Revisa las variantes: confirma que cada opción tiene su propia referencia o código cuando corresponda, y que no se confunde con el producto principal.
• Comprueba los códigos: valida que no haya espacios añadidos, códigos repetidos o números modificados al exportar.
• Revisa precios e impuestos configurados: identifica los campos del archivo y acuerda cómo se asignarán en el nuevo programa. No asumas que un valor antiguo se interpretará igual.
• Contrasta el stock: decide si cargarás las cantidades que figuran en el sistema o las que resulten de un recuento físico.

En una tienda de CBD, comprueba además si el sistema actual vincula la cantidad disponible a lotes concretos y a sus fechas de caducidad. Si esa información es importante para tu operativa, no basta con que el nuevo catálogo muestre el nombre y las unidades del producto. Pregunta si se pueden trasladar los lotes y qué formato necesitan.

Si quieres revisar prácticas para mantener ordenadas las existencias, consulta esta guía de control de stock en tiendas CBD. Para las fechas de consumo o uso preferente, también puede ayudarte cómo controlar la caducidad de productos en tu tienda.

Prueba una muestra antes de cargarlo todo

Solicita una importación de prueba o prepara una muestra representativa. No elijas solo productos sencillos: incluye referencias con variantes, códigos de barras, stock y, si procede, lotes y caducidades. Así puedes detectar límites del formato antes de comprometer todo el catálogo.

Un grow shop de 60 m² con 400 referencias puede empezar con 20 productos. Conviene incluir, por ejemplo, un artículo sencillo, uno con varias medidas, otro con más de un código y varias referencias que compartan una familia de producto.

Cuando la muestra esté cargada, compara el número de registros y revisa varias fichas una por una. Comprueba que el precio, la variante, el código y las unidades coinciden con el archivo original. Después, prueba una venta real o de prueba: busca el producto por código, selecciona una variante, pásalo por caja y verifica que el ticket y el stock reflejan lo esperado.

Si algo falla, anota qué columna o regla lo ha provocado y corrígelo antes de continuar. No te conformes con que el sistema diga que la importación ha terminado correctamente. Ese mensaje puede confirmar que leyó el archivo, pero no que cada ficha haya quedado bien asociada.

Planifica el cambio para reducir riesgos

Elige un momento de corte que puedas controlar. En una tienda pequeña puede ser al cierre de un día tranquilo; si tienes varias personas, almacenes o mucho movimiento, quizá necesites más coordinación. Evita que dos sistemas reciban ventas o cambios de stock al mismo tiempo sin una regla clara.

1. Guarda una copia del programa anterior y de sus exportaciones antes de tocar los datos.
2. Define cuándo dejarás de registrar ventas y movimientos en el sistema antiguo.
3. Haz un recuento de los productos clave o confirma qué stock vas a importar.
4. Carga los datos revisados y comprueba caja, catálogo, variantes y existencias al empezar.
5. Guarda a mano la información necesaria para resolver incidencias durante los primeros días.

La copia del sistema anterior puede ser necesaria para consultar información que no se haya trasladado. Comprueba antes cuánto tiempo podrás acceder a ella y si podrás abrir los informes exportados sin depender de una licencia activa. La migración no elimina la necesidad de conservar registros que tu negocio deba mantener; si tienes dudas sobre obligaciones concretas, consulta con un profesional o con la fuente oficial correspondiente.

Al evaluar las funciones de venta y gestión que necesitas, puedes leer también la guía de software POS para grow shops. Si además estás calculando el coste de mantener un sistema, tienes los criterios en cómo calcular el coste real de la cuota mensual de un software de tienda.

Qué preguntar antes de contratar el nuevo TPV

Pide respuestas concretas y, si es posible, por escrito. La palabra “importación” puede referirse a cargar productos básicos, no necesariamente a trasladar ventas, lotes, clientes o movimientos de caja.

• ¿Qué formatos admitís para productos, clientes y stock?
• ¿Qué columnas debe tener el archivo y qué límites de tamaño o registros se aplican?
• ¿Se pueden importar variantes, códigos de barras, lotes y fechas de caducidad?
• ¿El histórico de ventas se puede consultar dentro del nuevo sistema o hay que conservar el acceso al anterior?
• ¿La ayuda para preparar e importar los datos está incluida? ¿Qué tareas tendría que hacer yo?
• ¿Qué ocurre si la carga detecta duplicados o hay que corregirla y repetirla?

También aclara quién valida el resultado y cómo se documentan los cambios. Un TPV como Canna POS permite gestionar productos y variantes, stock, lotes y caducidades, pero la posibilidad de trasladar los datos desde otro programa depende de cómo estén exportados y de la estructura del archivo. Por eso conviene revisar una muestra antes de acordar el cambio completo.

La mejor migración no es la que promete llevarse cada dato sin revisarlo. Es la que deja claro qué necesitas para vender desde el primer día, qué conservarás como consulta y cómo comprobarás que catálogo, stock y caja cuadran al arrancar.